Come cambia l’organizzazione eventi post Covid: Hybrid Events (e non solo)

È una verità innegabile: nel mondo degli eventi qualcosa è cambiato!
I viaggi, le trasferte, le limitazioni degli spostamenti fra le Regioni sono tutte complicazioni dovute alla pandemia che hanno drasticamente ridotto, se non se non annullato gli eventi in presenza.
Dalle fiere alle convention, dai consigli d’amministrazione ai seminari, sono tutte modalità di riunione ed incontro che a causa Covid si sono spostate in digitale.
Piattaforme come Zoom, Google Meet, Skype hanno permesso di proseguire le normali attività lavorative per migliaia di persone.
Persino i matrimoni sono diventati un evento digitale in piena pandemia!
Un brutto inconveniente degli eventi totalmente digital è il calo dell’attenzione dei partecipanti.
EventMB, sito americano e blog di riferimento per il settore, ha stimato che già dopo i primi 20 minuti si verifica un calo dell’attenzione su una media dei partecipanti all’evento.

Ecco allora cos’è un evento ibrido e perché questa formula ha così tanto successo

Per prima cosa chiariamo cos’è un evento ibrido: si tratta di un evento con partecipazione in presenza ed on line.
Solitamente la presenza è riservata ad una cerchia ristretta di persone mentre quella on line è libera.
Ci riferiamo per la precisione ad eventi business o formativi come un congresso o un evento formativo. In questi casi un evento totalmente digitale sembra non soddisfare le aspettative.
Questo si verifica sostanzialmente per due motivi:

• l’attenzione dell’utente medio resiste poco tempo, in quanto nell’ultimo anno siamo stati sovraesposti al digitale: per lavorare, per parlare con la famiglia, per fare la spesa;
• inoltre un evento in presenza era organizzato in sessioni formative o di lavoro alternate a break come pause caffè e aperitivi che permettevano la socializzazione e una pausa ricreativa.

L’evento ibrido può essere la soluzione!

Facciamo l’esempio di una conferenza stampa in occasione di una presentazione di un libro appena pubblicato. Nella location che ospiterà l’evento verranno invitati i giornalisti dei quotidiani e delle riviste di settore, i distributori della casa editrice e solitamente anche qualche autorità o personaggio di spicco. Costoro parteciperanno all’evento come di consueto con pausa caffè e punto catering con monoporzioni naturalmente in ottemperanza alle norme vigenti di prevenzione al Covid.
Ma gli spettatori potranno aumentare esponenzialmente e addirittura anche i privati cittadini che volessero prender parte alla presentazione editoriale, potranno farlo connettendosi con la location in streaming.
Addirittura potranno partecipare all’evento migliaia di persone anche dall’estero.
Ovviamente la location deve avere una serie di requisiti per ospitare un evento ibrido:

• sala o area dove ospitare “distanziati’ partecipanti accreditati.
• servizio catering aggiornato in base all’ultimo decreto governativo con le misure di prevenzione al Covid
• dotazione tecnologica per la trasmissione in streaming, con possibilità di proiettare slide.

Idea nuova per il team building

Il team building è un momento ricreativo aziendale volto a consolidare un gruppo di lavoro o addirittura crearne uno.
Solitamente il team building si svolge in presenza di un coach in parchi avventura o nelle escape room.
Vista l’emergenza covid si è trasferito tutto in digitale con giochi di ruolo o gaming .
Non solo digitale? Una novità è costituita dalla box per la condivisione dei partecipanti a distanza. Sono state organizzate, ad esempio, delle degustazione di vini o happy hour. Tu dirai: “ma come è possibile se sono tutti a casa propria?”
Avviene proprio così: il datore di lavoro fissa la degustazione al medesimo orario per tutti gli smart workers. Prima o durante il team building viene fatta recapitare contemporaneamente al domicilio di tutti i partecipanti una box con l’occorrente per una degustazione o un aperitivo. Con questo espediente anche gruppi di smart workers hanno potuto confrontarsi e rinsaldare il legame fra colleghi e fra costoro e l’azienda.

Qualsiasi evento tu debba organizzare, lo staff della location D’Angelo Santa Caterina è pronto a darti tutto il supporto che necessiti, anche per un evento ibrido. La location D’Angelo Santa Caterina è l’ideale per ospitare eventi aziendali e pranzi di lavoro, conferenze stampa presentazioni editoriali. Contattaci per ogni domanda o curiosità.